CZY MAM ODPOWIADAĆ NA MAILA OD SANEPIDU?
Nie zwalniamy tempa, bo i Sanepid go nie zwalnia. Mało tego – zaczął nawet wystosowywać mailowo do nieoznaczonego kręgu adresatów pisma wzywające do udzielania informacji i przedłożenia dokumentów dotyczących funkcjonowania przedsiębiorcy. Tak się stało w przypadku wielu szkół tańca, które zwróciły się do nas z zapytaniami co robić w takiej sytuacji i czy trzeba na taką wiadomość odpowiadać.
Przyjrzyjmy się przepisom:
Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt. 2 i 3, Państwowy inspektor sanitarny lub Główny Inspektor Sanitarny w związku z wykonywaną kontrolą ma prawo:
2) żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób;
3) żądania okazania dokumentów i udostępniania wszelkich danych.
Jednak należy zwrócić uwagę na zwrot użyty w tym przepisie: „w związku z WYKONYWANĄ KONTROLĄ”.
Kontrolę przedsiębiorców przeprowadza się zaś w oparciu o przepisy Prawo przedsiębiorców i co do zasady (z pewnymi wyjątkami, o których mowa w ustawie) organ kontroli ma obowiązek ZAWIADOMIĆ przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, a w zawiadomieniu tym powinno być m.in. OZNACZENIE DANEGO PRZEDSIĘBIORCY. Takim oznaczeniem przedsiębiorcy nie może być samo ogólne wskazanie np. „szkoły tańca”.
Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli co do zasady po OKAZANIU przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej LEGITYMACJI SŁUŻBOWEJ upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu UPOWAŻNIENIA do przeprowadzenia kontroli- i znowu – takie upoważnienie powinno zawierać w szczególności:
1) wskazanie podstawy prawnej;
2) oznaczenie organu kontroli;
3) datę i miejsce wystawienia;
4) imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;
5) oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą;
6) określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
7) wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli; imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
8) pouczenie o prawach i obowiązkach przedsiębiorcy.
Co więcej, Kodeks postępowania administracyjnego (a Sanepid funkcjonuje także w oparciu o przepisy kpa) wskazuje na ogólną zasadę doręczania pism za pokwitowaniem przez OPERATORA POCZTOWEGO, SWOICH PRACOWNIKÓW lub przez inne upoważnione osoby lub organy (Przepisy dotyczące doręczeń w KPA uległy zmianie w tym zakresie, stara i utrwalona zasada doręczania pism drogą pocztową obowiązywała do 1.07.2021r.)
Doręczenie drogą elektroniczną może nastąpić jedynie w przypadku, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wydruk pisma został przesłany w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – z czym jednak nie mamy do czynienia, kiedy Sanepid przesyła nam po prostu skan podpisanego wezwania.
WNIOSKI?
Nie mamy obowiązku odpowiedzi (tzn. można, ale nie trzeba :)) na wezwanie organu wystosowane do nas drogą elektroniczną i to w dodatku bez oznaczenia konkretnego odbiorcy wezwania i bez uprzedniego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli czy też doręczenia upoważnienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli - takie doręczenie jest bowiem prawnie nieskuteczne. Oczywiście nie należy tu wykluczyć sytuacji, w której w przypadku braku reakcji - Sanepid już zgodnie z obowiązującymi przepisami odwiedzi naszą placówkę w celu przeprowadzenia czynności kontrolnych, dlatego dobrze jest mieć zawczasu zgromadzoną odpowiednią dokumentację zabezpieczającą naszą działalność i wyjaśniającą dlaczego jest ona dozwolona na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów. Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu!
